RUB » Stabsstellen » Stabsstelle für Informationssicherheit

Bild1 Bild3 Bild2 Bild4

Vorsicht beim Versenden von E-Mails an offene Verteiler!

Wer beim Versenden von E-Mails alle Empfänger in das „An“-Feld oder „CC“-Feld einträgt, verstößt mitunter gegen das Datenschutzgesetz, denn so können alle Empfänger der E-Mail die Adressen der weiteren Empfänger einsehen. Im privaten Kreise stellt dies nicht zwingend ein Problem dar, jedoch aber im geschäftlichen Umfeld. Dort können bei Verstoß Geldbußen drohen. Im konkreten Fall hatte eine Mitarbeiterin in einer Mail mit einem offenen E-Mail-Verteiler (d.h. die Mitarbeiterin hat alle Adressen in das „An“ bzw. „CC“-Feld eingetragen) gearbeitet und so personenbezogene E-Mail-Adressen für den gesamten Empfängerkreis lesbar gemacht hat. Die viele Seiten lange E-Mail enthielt nur einen kurzen Text, die anderen Seiten bestanden aus den Adressen der Empfänger.
Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat sich in diesem Fall nicht mit einer Ermahnung begnügt, sondern hat ein Bußgeld verhängt.

Leider sieht man solche E-Mails auch hier an der Ruhr-Universität sehr häufig.

Um zu vermeiden, dass jeder Empfänger einer E-Mail auch alle anderen Empfänger-Adressen sieht, kann man das Adressfeld „BCC“ (engl. für Blind Carbon Copy, dt. Blindkopie) nutzen. Empfängeradressen, die hier eingetragen werden, sind für die anderen Empfänger nicht sichtbar.
Werden ins Feld „BCC“ alle Empfänger eingetragen und das eigentliche Adressfeld freigelassen, so wird beim Empfang abhängig vom Emailklienten entweder „undisclosed-recipients“ oder ein leeres Adressfeld angezeigt. Manche Sender tragen deshalb als einzige E-Mail-Adresse ihre eigene in das „to“-Adressfeld ein.

Vorsicht auch bei der Verwendung von Outlook-Adresslisten (Kontaktgruppen): Der Name der Kontaktgruppe wird selbstverständlich beim Versand der Email durch die zugehörigen E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder ersetzt.

Weitere Informationen unter:
http://www.heise.de/resale/artikel/Bussgeld-wegen-offenem-E-Mailverteiler-1912550.htmlexterner Link
https://www.dfn.de/fileadmin/3Beratung/Recht/1infobriefearchiv/Infobrief_Recht_2013-8.pdf

Bild: iStockphoto.com/Omo_dedo